ARQUIVisTICA OBJETOS, PRiNcipIOS E RUMOS ARQUIVfSTICA TEXTOS DE INTERESSE PARA OS PROFISSIONAIS DE ARQUIVO E AREAS AFINS Objetos e objetivo 5 Terminologia e hist6ria 12 Principios arquivisticos 20 Documento e informãao 22 Teoria das tres idades 25 Os rumos do futuro 29 Referencias bibliognillcas 39 A arquivistica, ainda hoje discutida vivamente se ciencia, tecnica ou disciplina, por apresentar caracteristicas pr6prias de todas elas sem enquadrar-se exatamente nas premissas necessfuias a cada urna, e preferivelmente definida, na bibliografia especializada e no dicionario de terminologia arquivistica do Conselho Internacional de Arquivos, como disciplina. Assim, mesmo que possamos aceita-la como ciencia ou tecnica, pois realmente contem elementos para isso, a conceituamos como disciplina que se ocupa da teoria, da metodologia e da pratica relativa aos arquivos, assim como se ocupa da sua natureza, suas func;;6ese da especificidade de seus documentos j informac;;6es. o objeto intelectual da arquivistica e a informac;;aoou, mais precisamente, os dados que possibilitam a informac;;ao. Por outro lado, e possive! considerar tres objetos fisicos: 1. 0 arquivo, isto e, os conjuntos documentais produzidosjrecebidosjacumulados pelas entidades piiblicas ou privadas no exercicio de suas func;;6es,conjuntos de documentos sobre os quais a arquivistica vai aplicar sua teoria, metodologia e praxis para chegar a seus objetivos. 2. 0 documento em si mesmo, enquanto individuo, ainda que isso possa parecer paradoxai, porque a arquivistica trabalha, sobretudo, com conjuntos organicos de documentos. A verdade e que, sem que se conhec;;am,em sua natureza e elementos, os integrantes dos conjuntos, isto e, os documentos-individuos, nao se podera compreender a totalidade. 3. 0 arquivo como entidade. A arquivistica tern tambem como objeto a instituic;;ao,metodologias pr6prias e pontuais para a administrac;ao dos seus recu'rsos huma5 nos, financciros, matcriais c do lllll "nt.'1is (Bellotto, 1989). dar a universidade, tanto quanta exige a atualizac;aoe reciclagem constantes. A consolidac;ao da arquivistica como area de conhecimeño e como profissao torna-se possivel na medida em ~ue esteJam perfeitamente defmidas, i?,dividUali~~dase ~m vIgor pleno a sua teoria, sua metodologIa, sua pratic?-, aSSlmcomo sua terminologia, legislac;aoe formac;aoprofisslOnal. A arquivistica e considerada por alguns especiali~tas n.? cõtexto das ciencias da informac;ao,porque os arqmvos ?,ã delxam de ser sistemas de informac;ao, apesar da especificIdad.e da informac;aoarquivistica, e, por outros especialistas e .teoncos, como cienciaj disciplina que se ocupa, antes de malS nada, da prova. A verdade e que 0 documento de arquivo, grac;as ~ s~~s elementos substanciais, fortemente ancorados nos pr~c~p~õ?a proveniencia da oroanicidade, da unicidade e da mdlvlslbIlIdade (que se~aoanalisados mais ãii?-nte),e, indu~itavelmente, prova do exercicio das func;;6esjatiVldadesda entidade produtorajacumuladora do documento. E este perteñe a .uma cadeia organica formada por outros documentos, IStO.e, o,:tras provas. "0 significado pleno de cada documento eVldencIa-seI somente atraves do vinculo com todos os documentos do mesmo arquivo, 0 que interessa e conhecer :omo este d?c.umento foi produzido, no curso de que procedrment? ~dmU:Istrativo e com que validadejvigencia juridico-admmlstrativa." (Lodolini,1991). A relac;aodos arquivos com a administrac;ao.publica e p~v~da e evidente, ja que os documentos sac os registros ~as ~tivId~des exercidas pelos orgaos publicos ou pe1asorgan:zac;o:s pnvadas. Documentos de arquivo sao testemunhos meqmvoco.s da vida de uma instituiC;ao. Informac;;6essobre 0 estabeleclmento, a competencia, as atribuic;6es, ã func;;6~s,.as oper~c;6ese as atuac;6es exercidas por uma entidade publIca ou pn7 o objetivo da arquivistica, em relac;ao a todos esses objetos, por meio de suas teorias, metodologias e aplicac;oespraticas, e dar acesso a informac;ao. Nao a informac;ao em geral, mas a informac;aoarquivistica, de cunho juridico ejou administrativo, que e indispens3vel ao processo decisorio e para 0 funcionamento das atividades governamentais ou das empresas privadas e pessoas fisicas, assim como a que atua como testemunho dos direitos dos cidadaos, ate esta mesma informac;ao, quando utilizada pelos historiadores para a critica e explicac;aodas sociedades passadas e que, inclusive, independentemente destes usos, permanece como componente de urn corpus informacional que permita a transmissao cultural de gerac;aoa gerac;ao. A natureza da arquivistica como area de conhecimento esta limitada por seu objeto principal, 0 arquivo, e pode compreender a historia dos arquivos, as legislac;;6esarquivisticas, a profissao, a terminologia, a teoria (que envolve profundamente a sua ligac;aocom a administrac;ao, 0 direito e a historia), a me~ todologia e 0 estudo da gerac;aodas informac;;6ese a produc;ao dos documentos arquivisticos, assim como 0 estudo dos procedimentos tecnicos referentes aos arquivos. Ser arquivista e compreender esta natureza, aprender a teoria e metodologias da arquivistica e saber empregar os conhecimentos adquiridos e aplica-Ios no desempenho das func;6es arquivisticas da classificac;ao, avaliac;ao, descric;ao e difusao, nao so na sua formac;aouniversitaria de base, mas tambem nao deixando de percorrer todos os meandros da educac;ao continuada. E' imprescindivel entender que a profissao exige os conhecimentos basicos nas areas da administrac;ao, do direito, da pesquisa historica, diplomatica e paleografia, alem do adestramento tecnico em Informatica e a compreensao da integrac;ao do arquivista na sociedade, tudo isso que lhe pode 6 vada no decurso de sua existencia estao registradas nos arquivos. que se produzem hoje e que nos levarao a delimitat,;aodas diferentes series que se formam em cada subdivisao de qualquer instituit,;ao"(HerediaHerrera, 1988). Por outro lado, tambem demonstram como se produzem _ ejou produziram as relat,;0es administrativas, economicas, politicas e sociais mantidas por aquela entidade, tanto no ambito intemo como extemo, como com outras entidades do mesmo nivel ou com as que lhes sao hierarquicamente superiores ou inferiores. Os documentos estao na raiz de todos os atos de causa, efeito e resultados, do para que, do como, do porque, do quando e do quanto, sob todos os pontos de vista, do ser e do existir desta mesma entidade. A relat,;aoda arquivistica com a pesquisa historica evidenciase no uso que os historiadores fazem dos arquivos. Os documentos dos arquivos representam fontes fidedignas, (micas e, se adequadamente compreendido 0 seu contexto de produt,;ao, podem esdarecer fatos, situãoes e at,;oes. Como ja disse 0 arquivista frances, Charles Braibant, os arquivos "sao 0 arsenal da administrat,;ao e 0 celeiro da historia". 0 documento arquivistico nasce por rawes administrativas, juridicas, funcionais. Seu uso primeiro esta diretamente ligado a tais razoes. 0 interesse que pode apresentar nesta sua primeira idade esta diretamente relacionado com os produtores, os destinatarios ou os implicados e interessados diretamente no seu conteudo. Cumprida a funt,;aoque motivou sua criat,;aoe estabelecida sua permanencia atraves dos corretos procedimentos de avaliat,;ao,alguns documentos serao recolhidos ao arquivo historico, por conter elementos de valor informativo desvinculado do primitivo valor primario, pas sando a adquirir, assim, 0 valor secundario. Este sera valido para efeitos de pesquisa historica e testemunho socio-cultural. Os arquivos historicos destino [mal da documentat,;aode valor permanente nao tern somente os historiadores como usuarios, mas os cientistas, os jomalistas, os juristas etc. interessados nos fatos passados, assim como outros freql1entadores do arquivo, que saDos estudantes e os cidadaos comuns. Nascidos como instrumentos essenciais para 0 funcionamento dos 6rgaos pUblicos e das organizat,;oes, os documentos de arquivo por eles produzidosjacumulados, passada a utiliza9ao vinculada as estritas raz6es que lhes deram origem, depois de avaliados criteriosamente, segundo tabelas de temporalidade, serao preservados, em tipologias e quantidades limitadas por aquela avaliavao, para que sejam destinados a pesquisa cientifica, a heranva cultural e ao testemunho social. A arquivistica relaciona-se com 0 direito, desde suas origens hist6ricas. Os arquivos publicos tern representado, desde sempre, os "armazens" da legislat,;ao,aonde, nas epocas remotas, 0 Estado conservava seu arsenal informativo diante de seus vassalos e, a partir da Revolut,;aoFrancesa, 0 arsenal nao somente dos direitos do Estado, mas tambem os dos cidadaos, assim como os registros das obrigat,;oesreciprocas. Ademais, como bem afirma Antonia Heredia, a aproximat,;ao com a genese do documento "nos sera facilitada pelo conhecimento dos conceitos fundamentais do direito administrativo e as linhas gerais do procedimento administrativo. Nesse sentido, tal parte da ciencia juridica sera tambem urn elemento auxiliar importante para a arquivistica, porque nos ajudara a estudar a tipologia documental dos testemunhos ou processos 8 A especificidade da arquivistica relativamente as outras "ciencias" da informat,;ao,tais como a biblioteconomia, a museologia e a propria documentat,;ao,reside, justamente, na peculiaridade da origem e forma9ao de seus objetos: 0 arquivo e os documentos de arquivo. Ainda que todas aquelas areas trabalhem com documentos, os da biblioteconomia tern a ver com 0 sentido de cole9ao que tern uma biblioteca (seja em forma tradicional ou virtual), onde sao reunidos, segundo suas temati9 cas, livros, revistas, jornais, folhetos, material iconografico ou sonoro. As finalidades da prodw;ao desses documentos sao cientificas, tecnicas, educativas, didaticas, de entretenimento etc .. Tambem os documentos de museus, em geral, objetos, sao reunidos em colec;oes artificiais, segundo a finalidade do museu, e seus documentos foram produzidos com finalidades artisticas ou de entretenimento, ainda que possam ter sido funcionais em sua origem, como aqueles objetos que testemunham a vida material de certas Gomtmidades ou agrupamentos humanos. Os centros de documentac;ao e os bancos de dados trabalham tambem com documentos ou referencias a documentos de forma real ou virtual -, mas sao reunidos ejou reproduzidos por rawes de pesquisa. 0 sentido da funcionalidade e da organicidade, qualidades tipicas dos arquivos em formac;ao ou dos fundos de arquivos historicos, nao existe para essas colec;oes. Delas se ocupam as outras disciplinas ou "ciencias" documentArias, que nao a arquivistica. maticamente em teoria, metodologia e prati an (J) \II 1111 , 1995). "Teoria e 0 corpode ideias que os arquivistas tern sobr(' 0 qlll' e 0 material de arquivo". Cabe urn esclarecimento. Talv.(*~I ( ctevesse dizer de forma mais objetiva e clara, que a leO'I(1 II quivistica seria 0 corpo de ideias que os arquivist~s dcvcnt I~• sobre 0 material de arquivos, reiterando-se que e nece S litO que os arquivistas conhec;am perfeitamente a teoria ou a leo rias que fund amen tam as metodologias que guiam as SUlh tarefas. Com 0 termo "ideias", a autora, provavelmente, qU(" fazer referencia aos "saberes" teoricos basicos. A teoria estabc lece os principios fundamentais da arquivistica (os quais sen 0 abordados adiante). Tambem as teorias da informac;ao e da comunicac;ao devem ser objeto de conhecimento por part~ dos arquivistas, porque 0 universo da comunicac;ao informaclOnal eo seu universo de trabalho. o campo de atuac;ao da arquivistica e, naturalmente, 0 arquiYO, enquanto conjunto documental, assim como os documentos de arquivo, se considerados isoladarnente. Alem disso, tambem podemos considerar que constituem parte de seu carn po de atuac;ao as instituic;oes arquivisticas, as associac;oes locaisjnacionaisjinternacionais de dasse, as entidades de ensino arquivistico. Mas todas elas, se bem que "pertenc;am" a arquivistica, nao representam, diferentemente dos arquivos e dos documentos de arquivo, 0 verdadeiro campo de atuac;ao de sua teoria,. metodologia e pratica. o que se quer dizer com 0 que e 0 material de .arqui~o, ao. rnenos no contexto desta defmic;ao, nao se refere a sua Identificac;;aodiplomatica ou a identificac;ao form.al de seu ~~porte~ e \ sim ao conhecimento de suas caracteristicas eSSenClaIS:0 Vlllculo da proveniencia, da organicidade e da funcionalidade, visa-vis seu contexto de criac;ao e de autoridade. Essa abordagem da arquivistica tern por base Luciana Duranti, no seu livro Archival Science, traduzido para 0 espanhol por Manuel Vazquez, com 0 titulo Ciencia archivistica (cuja equivalencia pode ser, perfeitamente, Arquivistica). Aquela autora assim define 0 objeto de seu livro: "Ciencia arquivistica e 0 conjunto de conhecirnentos acerca da natureza e caracteristicas dos arquivos e do trabalho arquivistico, organizado siste- "Metodologia arquivistica e 0 conjunto de ideias que ?S arquivistas tern (ou devem ter) sobre como tratar 0 matenal de ~quivos". Sobre a base da teoria arquivistica, serao usados dlferentes metodos para dassificar e ordenar documentos,. segundo suas especificidades. Para essas escolhas, os arqUlvos deverao conhecer muito bem seu material de trabalho, sua proveniencia, organicidade e caracteristicas administrativas e diplomaticas. A aplicac;ao correta da metodologia su~ge do conhecimento da teoria arquivistica, aliado ao conheCimento do material, justamente iluminado pela propria teoria. "Pnitica arquivistica e a aplicac;aodas ideias te6ricas e metod?16gicasã~ituac;oesreais e concretas". A pratica e 0 dia-adm do arqUlvIsta em suas tarefas documentarias. E' evidente ~ue a ele compete, ale~ da sua pratica propriamente arquivistica, outros labores, tais como a gestao de seu arquivo, seus recursos humanos, financeiros e materiais, assim como 0 atendimento ao publico e aos admistradores, afmal, os produt~res d~.docum~ntãao. Cabe-Ihe ainda exercer a representac;aopolItica, SOCIal,clentifica e educativa da instituic;ao. Terminologia e hist6ria temacionais para a otimizac;aodaquela consolidac;aoe daquele entendimento. A arquivistica brasileira conta com termos vindos, principalmente, das linguas inglesa e francesas e que, muitas vezes, recebem distintas traduc;oes para 0 mesmo vocabulo, diferenciac;oesque a pratica vai consolidando e fazendo alastrar. Ha tambem, em alguns casos, disparidades conceituais. A terminologia e 0 meio de expressao e de comunicac;ao tecnic':ls, enquanto que a lingua e 0 meio de expressao e de comumca{:ao_deuma ou mais na{:oes,sendo a linguagem 0 meio de exp:essao e de comunicac;ao de urn determinado meio social. Assrm, a terminologia restringe-se a determinadas profissoes ou a determinadas areas de trabalho. o dicionano de terminologia arquivistica do Conselho Intemacional de Arquivos e as suas diversas traduc;oes nacionais, juntos, buscam ao menos estabelecer uma terminologia basica e as suas indispensaveis equivalencias. No Brasil, as tentativas de estabelecer uma terminologia arquivistica nacional foram corporificadas, desde fmais dos anos 80 e inicio dos 90, nas propostas apresentadas pelo ArquivoNacional, pela Universidade Federal da Bahia e pelo entã nucleo de Sao Paulo da Associac;ao dos Arquivistas Brasileiros. 0 dicionario de terminologia arquivistica brasileira resultante desta ultima proposta ja se encontra em sua segunda edic;aoe, tal como 0 semelhante dicionario publicado pela Associac;aodos Bibliotecarios e Arquivistas de Portugal, vem divulgando a terminologia em lingua portuguesa nos paises lus6fonos de Africae nos paises do Mercosul. P~r mei? de glossarios e dicionarios terminol6gicos ou de termmologIa definem-se os termos especializados por meio das p~ãr~s usadas no senso comum, na lingua, enfim. Urn diCIOnanode terminologia e urn instrumento de controle terminol6gico, cuja func;ao especifica reside em traduzir os termos t~cnicos e cientificos para uma linguagem sistemica, propor- . cIOnandouma relac;aoentre eles e a lingua corrente. A hist6ria dos arquivos no mundo ocidental (Couture, 1987) vem desde 0 que se convencionou chamar de antiguidade oriental (3000 a 500 AC)quando, entre os povos sumerios, egipcios, assirios e babil6nios, os arquivos estavam exclusivamente a servic;odas autoridades, eram arquivos reais, religiosos, diplomaticos, onde se achavam leis, tratados, normas e preceitos, tendo side encontrados, nas escavac;oes arqueo16gicas, tambem documentos privados como contas, receitas terapeuticas etc. Na antiguidade classica (gregos, de 1500 AC a 146 DC, e romanos, de 753 ACa 476 DC),os arquivos continuaram a servic;odas autoridades, mas os cidadaos comec;arama ja poder ter alguma aproximac;aocom seus Tegistros, ao me13 As vantagens da terminologia e que, sem ela ha dificuldades de ent~nd.imentoentre os profissionais, ha r~duc;ao da qualidade tecmca dos trabalhos e falta urn instrumento que e basico para a formac;ao.e tre.inamento de profissionais, capaz de estabelecer uma uniformIdade e harmonia no enunciado dos conceitos. Profissoes, ainda que antigas, mas de consolidac;ao e entendimento universal recentes, necessitam lexicos nacionais e innos atraves dos arquivos notariais. 0 direito romano vai imprimir grande importfulcia aos arquivos, por causa do peso, na sua normativa, do ato escrito. quais era dado urn valor excessive e uni~o aos .dad~s contidos nos documentos de arquivo. Hoje em dla a hlstonografia tomou outros e mais amplos rumos e a pesquisa cientifica e mais exigente no sentido do alargamento da abordagem que se faz dos documentos de arquivo, sendo que eles, entretanto, permanecem ainda como ferramentas essenciais para? historiador. Durante 0 seculo XIX, foram nascendo os arqmvos nacionais, nos distintos paises (inclusive 0 nacional brasileiro, em 1828, entã imperial), todos destinados a recolher e organizar a documentãao inativa existente nas diversas dependencias govemamentais. No seculo XX, pouco a pouco, vai se desenvolvendo, em paralelo, 0 aperfei~oamento dos arquivos administrativõ, correntes, ligados a area da administrãao pU.blica e da pnvada, e 0 dos arquivos hist6ricos, ligados a pesqmsa. Sõente _em 1946, nos Estados Unidos, foi viabilizada uma aproX1mãao entre 0 valor primario e 0 valor secundario dos d~c~me~tos, isto e, entre a fase do primeiro uso, 0 juridico-admmlstrativo, e a fase do uso pela pesquisa, dos documentos ja inativos d.o ~onto de vista juridico. Estudava-se, no interior de uma comIssao ~specialmente designada para tratar desta que stao , a ComISsao Hoover, a possibilidade de urn fluxo continuo entre ele~. Surgiu, entã, naquele pais, a melhor defini~ao da at~ac;;ao das duas areas: de urn lado, records management (gestao de documentos), e de oUtro, archives administration (administrãao de arquivos hist6ricos). Deveria a primeira ocu?ar-~e pont~almente da criãao, planificãao, controle, organlzãao (class?ficãao, arquivamento, armazenamento), utilizat;;3.o primarla (pela administat;;ao) e destinac;;ao (avaliat;;a.o, eli~inac;;ao .:/?u transferencias e recolhimentos aos arqmvos mtermedlarlOs e/ou hist6ricos); e a segunda, do arranjo (adap~c;;~o da classificac;;ao),descric;;ao, difusao e utilizac;;ao secundarla (p;l~ p~~quisa) dos documentos chamados permanentes ou hlstoncos". As duas areas ja nao atuariam isoladamente, mas, antes, buscando ambas a possibilidade do fluxo. Institucionalm~nte isso se tornou possivel, primeiramente, nC!s Estados Umdos 15 Na idade media (476 a 1453), com a vinda dos povos barbaros para a Europa ocidental, a decadencia da vigencia do direito romano e das autoridades centralizadas, os arquivos circunscrevem-se as autoridades feudais. No seculo XII, passa a haver urn certo renascimento das provas documentais escritas, surgindo os titulos e registros como arrnas juridicas, sobretudo relativamente aos direitos sobre as propriedades de terras, dando origem aos arquivos de autoridades feudais. Com a criac;;ao e evoluc;;ao dos estados modemos na Europa, na idade modema (1453 a 1889), surge a centralizac;;ao do poder e passam a existir grandes arquivos reais (os chamados "tesouros do rei") e tambem os arquivos notariais organizados. o uso dos arquivos ainda e totalmente jUridico-administrativo, nao havendo a utilizac;;ao para a pesquisa hist6rica. Os paises da Europa ocidental, dos quais vai derivar a arquivistica na America, tais como a Franc;;a, Italia, Espanha, Portugal, Vaticano, Alemanha, Holanda e outros, nesta epoca ja tern uma organizac;;ao arquivistica, que inclui legislac;;ao. o inicio da idade conternporanea, em 1789, com a Revoluc;;ao Francesa, e uma baliza na hist6ria dos arquivos. Isto porque ocorre uma certa abertura dos arquivos publicos aos cidadaos e se procede a reuniao da documentac;;ao olicial dispersa, em Paris, criando-se urn arquivo nacional. 0 usa, no entanto, prosseguia sendo 0 juridico-administrativo, isto e, os documentos servindo sornente como instrurnentos de informac;;ao administrativa e dorno arsenal de testem unhos das relac;;oes Estado-cidadao. Na segunda metade do seculo XIX, surge, nos arquivos, a pesquisa feita por historiadores, na esteira da "hist6ria cientifica", da hist6ria positivista, cujas prMicas entã se iniciavam e nas 14 (em sistematica logo adotada por outros paises), com a criãao formal dos chamados arquivos intermediarios, que se encarregavam de gerir 0 desejado fluxo, como se vera melhor mais adiante. E os profissionais arquivistas, antes com uma forma- .;ao/ capacita.;ao que visava uma area OU outra, passaram a ser instruidos de forma a poder levar a cabo as tarefas tecnicas, indiferentemente, tanto nos arquivos correntes como nos permanentes (hist6ricos). sos, reunioes e publicac;;oes,alem da atua.;ao dos seus varios comites, trouxe nova mentalidade para a profissao. A atualidade representa a quase consolida.;ao desse fluxo,que a arquivistica cientifica persegue, desde seus primeiros passos, nos meados do seculo XX.Os pontos essenciais para que se concretize definitivamente tal consolidac;;aodependem, no que ~e refere a quest6es como legislãao, teoria e metodologia, termmologia e formão superior, de termos independencia e individualidade. E' necessario que, em cada pais, se delimite bem a nossa area de jurisdi~ao e atuãao. Nao nos serve legisla.;ao atinente aos servi~os publicos em geral, nas quais tenhamos urn infimo paragrafo; nao nos cabe uma teoria e uma metodologia emprestadas da biblioteconomia e do direito administrativo; nao nos interessa uma terminologia tambem adaptada e (mal)traduzida de linguas estrangeiras, confundindo conceitos, praticas e entendimento profissional; nao podemos ser apendice de cursos de biblioteconomia, documenta-* c;;ao,ciencias da informãao ou hist6ria. Nossa formac;;aosuperior tern de ser especifica, tanto quanto nossas teoria, metodologia, legislãaoe terminologia. o CIA/ICAfoi instalado pela UNESCO,a partir de uma reuniao de especialistas que pretendia a cria.;ao de urn organismo internacional para os arquivos. Sentia-se a necessidade de uma entidade que buscasse a coordenãao e comunicãao entre os arquivos em todo 0 mundo, para que se chegasse a uma sistematica e a urn entendimento arquivisticos. Em 1950, realizou-se 0 primeiro congresso internacional de arquivos e fundou-se definitivamente 0 Conselho. Seus objetivos sao apoiar, normalizar, congregar arquivos e arquivistas por meio de seus distintos comites, se~6es regionais, grupos de trabalho, publica.;oes e reuniOes. Os congressos, desde 1950, realizam-se a cada quatro anos em diferentes paises e, com suas publicac;;oes,mesas redondas anuais, seminarios especializados e as revistas tradicionais Archivum e Janus~ agora substituidas pela revista Comma, alem de boletins, atas e estudos especializados (comoos celebrados Estudos RAMP),sao de grande utilidade e proveito para os arquivistas. Pode-se dizer que ha, hoje, uma certa uniformidade de enterfdiI?entos entre os distintos paises da Europa, America,Africa e Asia, incluindo tambem Oceania, vis-a.-visa organizac;;aoarquivistica, as normas de descri~ao, ao ensino e aos movimentos profissionais. Hoje em dia cresce, cada vez mais, a cooperãao internacional de especialistas e professores em cursos, congressos, mesas de debates, pareceres, pericias e observãoes tecnicas. Os arquivos nacionais, estaduais e municipais, juntamente coin as associa.;oes de classe e as universidades, buscam urn entendimento e uma harmonizãao nas metodologias arquivisticas. Quanto mais a arquivistica afastar-se do.s sectarismos, corporativismos e regionalismos, mais' ganharao .os arquivistas e seu labor. Grande parte dos exitos desses esfor~os se deve ao surgimento, em 1948, do Conselho Internacional de Arquivos, que nesses quase cinquenta e cinco anos, com seus projetos, congres16 Seria interessante retomar agora ~ questat>(fa conceituãao de arquivo e de documento, abordando 'todaa problem~tica que ela envolve. .,' , Arquivos SaD conjuntos orgameos de doeumentos produzidosjreeebidosjaeumulados por urn orgao publico, uma organiza<;ao privada ou urna pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e que, passada sua utiliza<;ao ligada as razoes pelas quais foramcriados, podem ser preservados, por seu valor inforrnativo, para fins de pesquisa cientifica ou testemunho sociocultural. cole<;aoprograrnada, nem de acumula<;ao caprichosa de doeumentos" (Cortes Alonso, 1980). . _ 3 - "Arquivo e urn sistema (semi-)ee.rrado de mforma<;ao social materializada em qualquer tipo de suporte, ~0r:-figurado por dois fatores essenci~s a nat~reza orgam<:a (estrutura) e a natureza. funclOnal .(s.erv~<;oj~so) as quais se associa urn tercelro: a memona, un bncada nos anteriores" (Silva, 1998). 4 - "Arquivo e a aeumula<;ao ordenada dos' documentos criados por uma institui<;ao ou pes~oa ~o eurso de su~ atividade e preservados para a realiza<;ao dos fms politicos, legais e culturais daquela institui<;~o ou pessoa" (Casanova, 1928). 5 - "Arquivo (historico) e 0 formado de documentos de qualquer institui<;ao publica ou privada, que tenh~ sido eonsiderados de valor, mereeendo preserva<;ao permanente para fins de referencia e de .investiga<;ao, e que tenham sido avaliados para recolhlmento em urn . arquivo permanente" (Schellenberg, 1973). A natureza dos arquivos e administrativa, e juridica, e i~formacional, e probatoria, e organic a, e serial, e continua, e .c~mulativa. E' esta natureza, soma de todas estas earacte:ISticas, que faz do arquivo uma institui<;ao unica ~ ineonf~ndlvel. Finalidades, meios e fun<;oes dos arquivos foram muito be~ estudados por Manuel Vazquez, que considera esse conh~clmento essencial, para que 0 pro fissional compreenda 0 sentido do labor arquivistico (Vazquez, s.d.). . Na palavra de urn dos mais importantes arquivistas italianos, Elio Lodolini, "arquivo e a sedimenta<;ao documentaria das atividades administrativas, eujos docurnentos estao ligados por urn vinculo original, necessario e determinado" (Lodolini, 1991). Se analisado, esse eoneeito de arquivo pode ser aplieado tanto ao arquivo em form a<;ao, que e 0 de gestao, administrativo, de prirneira idade, como ao arquivo permanente, definitivo, hist6rico, pois, afinal, sao os mesmos documentos, com a diferen<;a de que, no acervo dos ultimos, so se aeharn os de valor permanente, nao sendo mais submetidos a qualquer forma de desearte ou de elimina<;ao. A naturalidade, a organicidade e outras qualidades dos documentos de arquivo, que estao na propria raiz dos principios arquivistieos (como veremos adiante), apareeem em quase todas as defini<;oes de arquivo feitas por teoricos da arquivistica de distintos paises, de forma mais explicita ern uns, ern outras menos: 1 - "Arquivo e 0 conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, saD reunidos por aeumula<;ao ao longo das atividades de pessoas fisicas ou juridicas, publicas ou privadas" (Dicionario de terminologia arquivistica, 1996). 2 - "Arquivos (a forma<;ao dos) e urn processo natural, isto e, 0 destino dos doeumentos e que marca sua origem. De modo que nao saD produto de reuniao erudita, de As finalidades dos arquivos, se consideradas eomo as etapã operacionais para que se alcañe 0 objetiv? de ?ar ~cesso. a informa<;ao, saD retolher, organlZar, eustodl~, dlfundlr e dlSponibilizar os documentosjinforma<;oes, seJarn nos suportes ou generos que forem. Se, como se. diz, arquivos saD arseñl da administra<;ao e celeiro da historia, ambos, arse~a: ~ eel~lro, tern seu sentido de deposito, de armazem, reposltõlO, am19 da que hoje tal deposito possa ser virtual (0 que nao nega 0 fato de ser arquivo). No primeiro caso, a finalidade do arquivo de gestao e servir ao processo decis6rio e ao funcionamento das entidades; e, no segundo, a fmalidade e servir a pesquisa cientifica e a memoria social. pectiva individualidade, dentro de seu contexto organico de produyao, nao' devendo ser mesc1ados a outros de origem distinta. 2 Principio da organicidade: as relac;oes administrativas organicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade e a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, fun<;oes e atividades da entidade produtorajacumuladora em suas rela<;oes internas e extemas. 3 Principio da unicidade: nao obstante forma, genero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carMer unico, em fun<;aodo contexto em que foram produzidos. 4 Principio da indivisibilidade ou integridade arquivistica: os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersao, mutilayao, alienac;ao, destruic;ao nao autorizada ou adi<;aoindevida. Este principio e derivado do principio da proveniencia. 5 Principio da cumulatividade: 0 arquivo e uma formac;ao (a sedimentac;ao, de Lodolini) progressiva, natural e organica. as meios, aos quais os arquivos recorrem para seu funcionamento, 88.0 os recursos proporcionados pelos administradores aos quais pertencem: recursos financeiros, humanos, materiais, os de comunicac;ao e os documentais. As func;oes dos arquivos, todas elas em torno de sua fun<;ao basica a de dar acesso as informac;oes contidas nos documentos que ele custodia sao, no que toca a parte tecnica: registrar, c1assificar, avaliar, eliminar (quando chegada a data estabelecida pela avaliayao), descrever, dar a consulta e divulgar (no caso dos arquivos historicos) seus documentos. Quanto a func;ao cidada, social e cientifica, cabe aos arquivos preservar a memoria social, atender aos direitos dos cidadaos, facilitar a investigac;ao historica. Em tudo isso, ha uma enorme carga de responsabilidade, por parte dos arquivistas, seja como cidadaos, seja como profissionais. Todos esses principios devem estar na raiz da organizac;ao e do funcionamento dos arquivos. Com isso, e tendo sua organizac;ao direcionada por uma teoria e metodologias corretas, que deem a base adequada as suas praticas, 0 arquivo cumprira as finalidades de sua existencia. Quanto aos principios arquivisticos, eles estao na base da teoria arquivistica e constituem 0 marco principal da diferenc;a entre a arquivistica e as outras "ciencias" documenmrias. Sao des: 1 Principio da proveniencia: fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este principio, os arquivos devem ser organizados em obediencia a competencia e as atividades da institui<;ao ou pessoa legitimamente responsavel pela produc;8.o, acumulac;ao ou guarda dos documentos. Arquivos originarios de uma instituic;ao ou de uma pessoa devem manter a resEnfim, pode-se afirmar, como Romero Tallafigo, que "a fmalidade do arquivo e positiva, palpavel e etica: possibilitar informac;ao e testemunho de prova as instituic;oes, a sociedade ou as pessoas que 0 solicitem . .It permitir 0 acesso, com 0 instrumenta documental, a memoriajregistro de direitos e obriga- ¢oes, coletivas ~ pessoais. E' permitir 0 acesso tambem a historia: 0 arquivo e urn espetaculo da vida dos hdmens, urn dos registros de memoria permanente e coletiva dos mais completos para sustentar, com eficacia, a trama juridica (direitos e 21 obrigavoes) do tecido social, por urn lado, e para guardar a memoria historica, por outro. Sem estas finalidades sociais n8.o teria sentido a acumulav8.o e conservav8.o de documentos em forma arquivistica" (Romero Tallafigo, 1994). "Documento de toda a express8.o em linguagem natural ou convencional ou qualquer outra expressao grMica, sonora ou em imagem, fixada em qualquer tipo de suporte material, inclusive 0 suporte diplomatico" (Lei do Patrimonio Historico Espanhol). A palavra documento vem do latim, docere, que quer dizer ensinar, e de documentum, 0 que ensina. Assim, 0 documento e urn suporte com uma informav8.o, que podera ensinar algo a alguem. De forma simples, podemos dizer que 0 "documento e uma informav8.o, de qualquer tipo, sobre urn suporte de qualquer tipo", ou, se colocarmos a definiv8.o ao contrano, "documento e urn suporte modificado por uma informav8.o" (vazquez, s.d. e Lodolini, 1995). "Informav8.o e av8.o e tambem efeito de comunicar dados, e qualquer atributo do pensamento humano sobre a natureza e a sociedade, desde que verbalizada ou registrada" (Lopes,* 1996). A informav8.o passa por urn processo de comunicat;;8.o, ate chegar ao receptor que toma conhecimento dela, a usa e a consome. A informav8.o registrada constitui-se em documento. As informavoes arquivisticas tern a peculiaridade de ser produzidas no universo das funt;;oesjobjetivos a que se propoem as entidades. Nesse sentido e que as informavoes S8.0organicas, por guardarem entre si as mesmas relat;;oes que se formam entre as competencias e as atividades das entidades. A distinv8.o entre a informav8.o arquivistica e 0 documento arquivistico esta em que 0 segundo forma sempre uma unidade entre informav8.o e suporte, seja este tradicional, como 0 papel, ou informatico, virtual. o Conselho Intemacional de Arquivos aponta para a informav8.0arquivistica uma dupla funv8.o: a prime ira, no interesse da eficacia administrativa, sera produzida, organizada, conservada, utilizada e, em parte, eliminada; a segunda, no interesse da investigav8.o, seja a relativa a evoluv8.o das entidades acumuladoras, seja a relativa a historia do contexto social que a produziu e conservou ..Mas, n8.o se pode esquecer uma terceira funv8.o: a que se liga aos interesses dos cidad8.os, seus direitos e obrigat;;oes para com as instituit;;oes civis ou para com o Estado. Portanto, documento de arquivo pode ser defmido como suporte que contem uma informav8.o arquivistica ou como "urn suportemodificado por urn texto a ele aderido que surge como resultado de uma atividade administrativa e tern como fmalidade comunicar uma ordem, provar algo ou transmitir uma informat;;8.outil para urn tramite" (Vazquez, s.d.); ou como "urn suporte que contem urn texto (escrito, grafado, gravado) que e resultado da atividade administrativa de uma entidade, efetuada para cumprir seus objetivos e finalidades" (Tanodi, 1961). Numa vis8.o ampla do conceito de documento arquivistico se pode dizer que "todo documento possui uma funt;;8.oestatica e uma funv8.0 dinfunica; cumpre uma funt;;8.oe passa uma mensagem. No arquivo interessa 0 documento em todas as dimensoes como express8.o da memoria coletiva, como evidencia de urn ato juridico, administrativo ou de outra natureza, como suporte informativo que e necessario processar, armazenar e ao qual e preciso disponibilizar; e como unidade fisica ou suporte material que deve ser preservado (Vega de Deza, 1996). Os elementos ou caracteres constitutivos dos documentos podem ser externos e intemos, e constituem 0 que alguns te6ricos chamam de estrutura e substancia, respectivamente. A 23 essas modalidades e possivel juntar, ainda, elementos intermediarios e os de utilizac;ao. Os elementos ou caracteres extemos ou extrinsecos, tambem chamados de estruturais ou de estrutura, tern a ver com 0 que e fisico, formal, palpavel, desde 0 espac;o que 0 documento ocupa no arquivo, ate sua forma (se e pre-original, original ou pos-original) e genero (se textual, iconognifico, sonoro, informatico). Esses elementos 88.0: espac;o,volume, suporte, formato, forma e genero. Os elementos ou caracteres internosou intrinsecos, tambem chamados de substanciais ou de substancia, tern a ver com 0 que e intelectual, ideografico, de conteo.do. Tais elementos sao: procedencia, as func;;oes/ atividades relacionadas ao documento, a natureza do tema, 0 grau de concentrac;ao da informac;ao,as datas topica e cronologica. Os elementos intermediarios, que, em geral, sao classificados por alguns teoricos como externos ou como intemos, nao apresentam, na realidade, caracteristicas propriamente fisicas, nem contextuais, nem pontuais, em relac;aoao tema do documento. Por isso, tais elementos devem ser preferivelmente tornados como intermediarios. Sao eles: a lingua, a categoria documental (segundo sua natureza juridica, se e dispositivo, testemunhal ou informativo)e 0 tipo documental (segundo sua natureza juridico-administrativa e sua finalidade). Os documentos tern, ademais, seus elementos de utilizac;ao:0 uso primario e 0 uso secundario. 0 uso primario sera dispositivo, comprobatorio, tstemunhal, segundo as razoes da criac;;ao do documento. 0 uso secundario e sempre informativo, nas modalidades requisitadas pela pesquisa. Quanto as qualidades dos documentos, sao elas que lhes conferem sua forc;aprobatoria: .. . 1 Imparcialidade (em sua criac;ao):derivada do fato de que nao foram criados para "dar contas" a posteridade. Os documentos administrativos sao meios de ac;aoe relativos a determinadas func;oes.Sua imparcialidade explica-se pelo fato de que sao relativos a determinadas func;;oes;caso contrario, os procedimentos aos quais os documentos se referem nao funcionarao, nao terao validade. 2 Autenticidade (nos procedimentos): ligada ao continuum da criac;ao, tramitac;ao, uso e guarda. Os documentos 88.0 criados dentro dos procedimentos regulares estabelecidos pelo direito administrativo; se assim nao fosse, nao seriam adequadamente cumpridas as raz6es que lhes deram origem. 3 Naturalidade (na acumulac;;ao):os documentos nao sao colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das ac;oes,de maneira continua e progressiva. 4 Organicidade (em seu relacionamento com os outros documentos do conjunto): devido a interdependencia entre os documentos do mesmo conjunto e suas relac;oescom seu contexto de produc;ao. 5 Unicidade (no conjunto): deriva de que cada documento assume urn lugar o.nicona estrutura documental do conjunto (indissolo.vel)ao qual pertence. Nao obstante as grandes transformac;oes trazidas pela inforI?a?Ca para a area dos arquivos, por meio da recuperac;ao 0timlZada da informac;aoarquivistica sobre os documentos em suportes tradicionais ou por meio dos novos suportes eletronicos, as idades arquivisticas ainda que os documentos pos- ~am ser virtuais seguem obedecendo a evoluc;;aoque leva a mformac;;ao/ documento desde sua criac;;aoate sua eliminac;;ao ou custodia permanente. A teoria das tres idades, sistematizada pelos norte-americanos nos anos 70 do seculo XX, e urn ponto de chegada natural dos estudos arquivisticos que, desde o seculo XIX, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentac;;aode gestao e a destinada a ser preseIVada para fins de pesquisa. haver uma gradual abertura para a pesquisa, desde que auto-rizada. A teoria das tres idades e a sistematizac;;aodo ciclo vital dos documentos de arquivo. Este ciclo compreende tres idades que, desde 0 ponto de vista da administrac;;ao,seriam ados documentos ativos, ados semi-ativos e ados inativos. Mas a denominac;;aomais difundida e a que corresponde aos usos desses documentos: correntes, ou de gestao, ou setoriais; intermediarios ou semicorrentes; e permanentes ou historicos (oude idade historical. Alguns teoricos veem, no entanto, uma idade a mais: ados arquivos centrais, onde se juntariam, ainda em idade corrente, os documentos originados dos setoriais. A primeira idade arquivistica corresponde a produ~ao do documento, sua tramitac;;ao,a finalizãao de seu objetivo, conforme 0 caso, e a sua primeira guarda. 0' conteudo desse documento, 0 chamado valor primarin, coincide com as razOesde sua criac;;ao.Os documentos, nessa idade, estao, nos arquivos administrativos, ativos, correntes ou de gestao. A informac;;ao contida e de valor primario,isto e, vigente, em usa, e 0 documento valera pe1a razao estrita do seu conteudo. ~s func;;o<;s ou tarefas arquivisticas dessa fase sao 0 apoio a produc;;aoe a tramitac;;ao,a classificaC;;ao,0 servir a consulta administrativa (que e frequente), a primeira guarda, a' co"nexaodo documento com seus prazos de destinac;;ao,estabelecidos pelas tabelas de temporalidade. ' , . Da segunda idade arquivistica para a terceira, a passagem denomina-se recolhimento. E os documentos passam a retenc;;aopermanente. As func;;oesarquivisticas sao 0 registro, a adaptac;;aoda classificac;;ao(0 arranjo), depois das eliminac;;oes ditadas pelas tabelas de temporalidade, descric;;aoe difusao. Esses documentos nao servem mais a administrac;;ao,e sim a pesquisa. Esta pode ser feita por historiadores, jornalistas, juristas, profissionais em geral e pelos cidadaos, com fins culturais ou pessoais. Nos arquivos historicos, a tarefa arquivistica inclui ainda a func;;aosociocultural, realizada por meio de exposic;;oes,conferencias, e a ac;;aoeducativa, junto as escolas (Bellotto, 1991). Se 0 futuro aponta para uma arquivistica "sem papel", implantando sistemas virtuais de informac;;oesarquivisticas, esta verdade, a das tres idades, nao desaparece, ainda que os suportes documentais sejam eletronicos. Isto porque as estruturas e o funcionamento dos orgaos publicos e das empresas privadas seguem com 0 cumprimento de suas func;;oes,atividades, que evidentemente nao poderao lograr exito sem registros documentais, eletronicos que sejam. Ainda que prescinda de edificios, salas e estantes ou armarios deslizantes, havenl, da mesma forma, informac;;oesem sua fase gestionaria, intermediana/ precaucional e historica. A passagem do documento da primeira a segunda idade denomina-se transferencia e indica 0 fim do seu valor primario maximo, sua vigencia; e quando ja terminaram os direitos produzidcis por sua criac;;ao.Os documentos passam, cntao, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primario, mas por razoes mais jUridicas que administrac tivas. E' uma retenc;;aotemporaria esta, a que se da nos arquivos intermedianos, por razoes de precauc;;aoe para guardar os prazos indicados pela's tabelas de retenC;;ao.Nessa idade pode 26 Fundamentalmente nao ha mais do que duas categorias de arquivos: os publicos e os privados. 0 mais sao idades (arquivo corrente, arquivo intermediario, arquivo historico) ou sao modalidades, dentro daquelas duas categorias: arquivos economicos, sociais, notariais, militares, religiosos etc. Os arquivos publicos ou estatais sao dos orgaos governamentais, e suas modalidades obedecem aos regimes politicos, podendo ser federais, estaduais e municipais; podem tambem 27 AS arquivos privados sac do dominio do direito privado e correspondem a entidades das mais distintas areas, tais como economicas, sociais (com fins de lucro ou nao), de entretenimento e lazer, agremiãoes politicas, entidades de c1asse, religiosas etc. Ademais, ha tambem os arquivos familiares e os pessoais. Algumas entidades, quando encerradas, podem ter seus arquivos custodiados por arquivos publicos. Com isso nao se tomam publicos, continuam sendo privados, com seus acervos disponibilizados para a pesquisa, em uma institui~ao publica. as sistemas integrados de arquivos sac arquivos de urn mesmo govemo ou setor govemamental ou de uma organizãao privada, coordenados entre si e tendo uma comissao diretora que possa administrar a produ~ao arquivistica, desde a sua gerãao ou recepc;aoate sua destinac;ao final, com enfase na preserval,;ao, distribuil,;ao e difusao das informãoes geradas pelas relal,;oesinternas e extemas da entidade. as sistemas, em geral' compreendem, subsistemas, que correspondem aos arquivos setoriais das subdivisoes de determinado governo ou institui~ao. pertencer ao poder executivo, ao poder legislativoou ao poder judiciario. as considerados representativos de cada pais sao os arquivos historicos do poder executivo (ou englobando tambem outros poderes): trata-se dos arquivos nacionais. Ha tambem os arquivos finais de estados (estaduais) e municipios (municipais). as elementos que compoem urn sistema sao a legislal,;ao,os arquivos, os documentos e a informal,;ao.No sistema de arquivos estabelece-se urn fluxo de baixo para cima, de cima para baixo, ou radial, ou horizontal de informac;oese de documentos. De cima para baixo, circulam as diretivas normalizadoras e as solul,;oespara as diferentes questoes. Apesar de a teoria arquivistica nao admitir arquivos tematicos, e corrente falar-se em arquivos militares, arquivos religiosos, arquivos de arte etc. a sentido dessas denominãoes e, antes, o de urn coletivo, para designar varios arquivos de varias entidades militares, religiosas e de arte, respectivamente. Todas esas demonstral,;ocs,conjecturas e reflexoes na area do tratamento dos arquivos sao, hoje, eivadas da grande questao em torno do uso da Informatica na arquivistica. E' preciso, antes de tudo, abordar a pertinencia e a permanencia dos principios arquivisticos na era digital. As politicas arquivisticas representam as estrategias que os* governos e/ou os responsaveis pela gestao das instituic;oes arquivisticas devemdesenvolver com a finalidade de otimizar 0 funcionamento delas, de suas instalãoes, e de servir a administral,;ao e a pesquisa. As distintas facetas dessas politicas, como mostra Manuel Vazquez,devem voltar-se para a vertente administrativa, para a racionalizãao e utilizac;aodos recursos documentais, assim como para a vertente do patrimonio do- . cumental. Como recursos potentes para as politicas arquivisticas , pode-se considerar a organizal,;aoda informac;aoe a boa formal,;aoe desempenho eficiente, Hico e produtivo dos arquivistas (Vazquez,1993). a impacto da tecnologia da informal,;aotern acarretado, nas ultimas decadas, para as diferentes areas do saber e do fazer humanos, significativos progressos, possibilidades ilimitadas de expansao, de trocas, de inter-relacionamentos, de fluidez de percurso e de eficacia de atuãao que, ao mesmo tempo em que tanto as beneficia, e tambem objeto de perplexidade para com 0 futuro: que impasses nos aguardam adiante? Contamos e, sobretudo, contaremos com instrumentos adequados para acompanhar essa marcha que, inexoravelmente, nos impede de voltar para tras para reexaminar algum detalhe esquecido, algum desacerto a rever, alguma duvida a repensar? 29 A velocidade com que surgem novas metodologias e formas de armazenar, utilizar e disseminar informa<;ao e a mesma velocidade com que os equipamentos se tomam obsoletos. A velocidade com que privacidades sao invadidas, com que reservas e sigilos e restric;oes sao revelados, e a mesma velocidade com que surgem ou desaparecem rotas de informa<;ao. Tais perspectivas san fascinantes, instigantes e atraentes, tanto quanta . preocupantes e complicadoras, sobretudo para as areas onde a presenc;a da informatica e mais impactante, mais cambiante e mais inovadora. A arquivistica e, sem duvida, uma dessas areas. Esta e a grande discussao de toda a comunidade arquivistica internacional, abordada em seus ultimos congressos. 0 decimo, realizado em Bonn, em 1994, teve como tema central 0 desafio que se apresenta aos arquivos diante da dualidade entre a enorme tare fa e responsibilidade crescente que Ihes cabe e, de outro lado, a escassez de recursos com que tern contado em todos os paises, sobretudo diante das novas tecnologias. 0 congresso seguinte, que se deu em Paris em 1988, tratou do impacto das novas tecnologias sobre os arquivos. Discutiu-se esse impacto, tanto enquanto dinamizac;ao dos instrumentos de recupera<;ao da informa<;ao, quanta sob 0 enfoque dos novos suportes documentais: fitas magneticas, disquetes, discos 6pticos etc. A grande discussao era como preparar 0 en sino e 0 treinamento de profissionais no uso* da Informatica. Este acabou sendo 0 tema central do congresso de Montreal, em 1992: "A profissao do arquivista na era da informac;ao". A epigrafe de seu Programa afrrmava: "A sociedade moderna acha-se profundamente modificada pela era da informac;ao e a profissao do arquivista nao escapa a seus reflexos nas questoes mais fundamentais. Com efeito, os arquivistas devem agora refon;ar seu papel dentro dos sistemas que a sociedade cria para gerenciar a massa crescente de inform ac;oes, seja nos organismos publicos, seja nas empresas. Eles, os arquivistas, devem encontrar meios de se integrarem melhor a este mundo em rapida evoluc;ao". "0 desaparecimento do documento como uma entidade fisica e urn dos mais intrigantes e fascinantes aspectos da era digital", diz urn prestigiado arquivista holandes, chamando a atenc;ao para a questao de que a tecnologia da informac;ao cria novas estruturas organizacionais, 0 que influi no fluxo da informac;ao, e cria novas necessidades no armazenamento da informac;ao, alem de se ter de conviver, ao mesmo tempo, com os suportes tradicionais e com os eletr6nicos. Tudo isso leva a necessidade de mudanc;a deenfase, do objeto fisico para urn nivel mais alto, abstrato e 16gico, requerendo renovada atenc;ao quanta ao controle intelectual da informac;ao, para que se consiga garantir sua autenticidade, acessibilidade e credibili-* dade (Hofman, 1998). Exige-se uma certa adaptac;aojaprendizado, uma certa especializac;ao mesmo, a todos os profissionais da informac;ao. 0 que vem acontecendo e que muitos desses profissionais cumprem suas tarefas ate corretamente -, mas sem muitas considerac;oes de ordem cientifica, sem levar em conta a especificidade de. seus respectivos campos de atuac;ao. Estamos criando urn campo hibrido profissional formado pela arquivistica, as ciencias da informac;ao e a Informatica? A este campo hibrido nao sera preferivel uma intercooperac;ao, sem que se percam as respectivas autonomias? (Cseve & Zolta, 1992). 30 Ora, supondo-se que, realmente, tal adaptac;ao e indispensavel e inadiavel, como realiza-Ia a contento? Partindo do principio de que nao se van perder a identidade e 0 perfil pr6prios ja adquiridos, 0 que os arquivistas pretendem discutir e 0 como assegurar nossas especificidades. Entendida como a "tecnica que permite a produc;ao e 0 tratamento acelerado da inforrnac;ao por rneio de operac;oes eletr6nicas e mecanicas" (Couture, 1987), a inforrnatica tern hoje, nos arquivos, marcada presenc;a. As tecnologias eletr6nicas da 31 informal,;aoaumentaram muito a capacidade da sociedade de gerar, reunir, recuperar e examinar dados, trazendo a vantagem do acesso da informal,;aoa distancia e a vantagem de nos ajudar a eliminar dadosjinformal,;oes redundantes, superfluas, irrelevantes (Duranti, ca. 1994). Verifica-se que a maior parte dos procedimentos arquivisticos sao passiveis de automatizãao, embora 0 mais beneficiado tenha sido, ate agora, 0 da descril,;ao,seja a feita diretamente, seja aquela que reconverte os instrumentos de pesquisa ja elaborados. Tern sido altamente proveitoso esse uso dos computadores, em arquivos onde a pratica descritiva ja era frequente (Nougaret, 1996). Mas os outros usos tambem come- ~am a ser praticados, demonstrando altos indices de rendimento e eficacia: na etapa da gestao documental, informatizam-se 0 controle de entrada e saida de documentos, 0 registro, a classificãao, as listas de remessa, as transferencias e recolhimentos, 0 funcionamento das tabelas de temporalidade. Ja na fase do uso dos documentos permanentes, alem da descril,;aoja mencionada, a Informatica esta presente na codifica- ~ao das unidades de armazenamento, na sua localizac;ao,nas estatisticas de consultas etc. (Jaen Garcia, 2000). A Informatica marca sua preseña nos arquivos, de urn lado, na recuperal,;aoe disseminal,;ao da informãao, nos registros de entradajprotocolo, na montagem e gerenciamento dos pIanos de classificãao, nas tabelas de temporalidade e no cumprimento de suas determinãoes, no controle das transferencias e dos recolhimentos tudo isso relativamente aos documentos tradicionais (genero textual, suporte papel, outros generos e suportes, exceto os eletronicos); de outro lado, no armazenamento, processamento e disseminãao da informac;ao dos documentos propriamente eletronicos (em unidades fisicas ou em sistemas virtuais). o documento informatico tern como vantagem a densidade maxima da informãao em urn minimo de suporte, no qual a mensagem, naturalmente, tera de passar por reconstruc;ao legivelpor maquina para ser entendida. Entretanto, dentro da peculiaridade do documento arquivistico, os especialistas chamam a atenc;ao para 0 fato de que todo 0 processamento que se de a informac;aonao pode se afastar dos principios teoricos basicos da arquivistica, refletindo sempre 0 principio da proveniencia e a organicidade na ordenac;ao interna dos fundos (RomeroTallafigo, 1994), a despeito da ja nao centralizac;aomaterial e formal dos documentos, tal como se apresentayam anteriormente na forma tradicional. Nesta, campeava 0 suporte papel, a informãao formalmente padronizada e a 0bediencia estrita e material ao principio da proveniencia. Ora, a informatica vem mudar sensivelmente tais verdades, porque separa a informãaodo suporte reconhecivel,ja que este e urn sistema informatico. Trata-se, portanto, de documentos virtuais, com outras necessidades de tratamento. Entretanto, tudo isso, que parece demasiadamente simples, assinala uma dificuldade previa: a de que nao estamos lidando com informac;oes e documentos independentes e pontuais; trata-se de componentes de acumulãoes arquivisticas, cuja proveniencia, contexto de produc;aoe organicidade nao podemos esquecer. Alem disso ha outro desafio que encontramos hoje: 0 de nos deparar, no nosso dia-a-dia de arquivistas, com 0 documento tradicional e com 0 documento eletronico, reconhecendo que este ultimo nao tern propriamente existencia fisica, a nao ser que dele se fac;a uma versao impressa (Gracy II, 1996). Urn disquete ou urn disco optico tern uma presenc;a fisica, mesmo que so sejam legiveis por maquina. Urn registro constante de urn banco de dados ou uma informãao on-line) porem, san impalpaveis ... Ha ainda outros problemas: como ficamos com o conceito de original? E os criterios de avaliac;aoj eliminac;ao, como ficam? "Os arquivos van passar a ser, muito em breve, conjuntos de documentos organicamente acumulados por uma entidade nao mais em depositos centralizados de docu33 mentos fisicamente constituidos, mas sim em centros de referenciajbancos de dados que nos conduzem a localiza<:aode varios computadores, onde documentos de valor permanente estejam estocados" (Idem). Isso sem falar na Internet, com suas possibilidades de acesso a terminais, a redes, a bases de dados; de transferencias de informa<:oes, consulta direta a instrumentos de pesquisa e a documentos na integra etc.. Nessas condi<:oes,nao obstante toda a facilidade aparente, exige-se urn profissional mais preparado, nao tanto no ambito tecnico da propria informatica, porque para isso existem os competentes especialistas, mas sim no campo de sua propria atividade. Veja-se, por exemplo, 0 caso do profissional do arquivo permanente, antes muito mais centrado na custodia: para nao perder a essencia das acumula<:oes arquivisticas, que e justamente a sua organicidade, aliada a proveniencia, teve, mais do que nunca, que se expandir para abranger 0 processo documental todo, isto e, 0 cicIo vital. E, neste, 0 conhecimento da genese documental e pre-requisito obrigatorio. "Atecnologia da informa<:aoinduz 0 arquivista a reinterpretar o principio da proveniencia, transformando-o em urn paradigma metodologicoque passe a focalizar uma ordem intelectual em vez de uma ordem fisica" (Thomassen, 1997). 0 papel do arquivista (e aqui 0 referido e 0 arquivista que se ocupa de arquivos permanentes) era antes, mais que tudo, centrado na custodia; entretanto, agora, e imprescindivel que sua aten- <:aose expanda para tras, acompanhando todo 0 processo documental, ate atingir 0 que e essencial no labor arquivistico o conhecimento da genese do documento (Idem). Mais do que ficar parado no fim do fluxo do documento, no ponto extremo do cicIovital , 0 arquivista do mundo eletronico (e na verdade nao so ele) deve estar atento a todos os varios pontos do percurso (Gracy II, 1996). So assim 0 trabalho de arranjo e descric;;aosera realmente realizado a contento. Ai reside a especificidade do tratamento documental em arquivo, 34 e que tanto 0 diferencia dos demais na ciencia da informa<:ao: nenhum documento sera tratado como isolado, pontual, circunstancial, mas sim sempre ligado a uma enorme cadeia de informac;;oesorganicamente estruturadas e advindas das competencias das entidades no funcionamento das quais aquele documento foigeradojrecebidojacumulado. Os novos documentos exigem conhecimento, competencia, metodos e meios de produ<:ao, utiliza<:aoe conserva<:aofisica especiais sabre os quais os arquivistas devem estar instruidos, mesmo porque saD de vertiginoso crescimento as possibilidades da eletronica nas areas documentais de toda especie. "No passado (recente) acreditava-se que a grande utilidade da automa<:aopara os arquivistas (principalmente nos arquivos intermediarios e permanentes) seria, fundamentalmente, no sentido da recupera<:aoda informa<:aopara os pesquisadores. A pnitica, no entanto, vem demonstrando que 0 computador lhe serve, em primeiro lugar, para controlar e processar as massas consideniveis de informa<:ao de que necessita para organizar e manejar adequadamente os fundos arquivisticos pelos quais e responsavel ..." (Swift, 1984). Alias, outro grande valor dos sistemas informMicos para os historiadores e 0 de terem rapidamente a mao informa<:oes complementares advindas de fundos custodiados nas mais diversas institui<:oese lugares. Preservamos documentos por causa de sua capacidade de servir como prova (evidencia)ou como testemunho (informa<:ao). Ora, os arquivistas tern bem claro 0 quanta e preciso localizar de imediato nos conjuntos documentais e nos docurnentos que organiza e descreve, a sua procedencia, alern da estrutura, fun<:oese atividades do produtor neles refletidas. No entanto, ainda estamos inconsistentes quanta a evidencia desses elementos nos docurnentos informaticos. Sera que quest6es como a imparcialidade, a fidedignidade, a autenticidade, a natureza, a unicidade, as inter-rela<:oesorganicas sao atualmente facilmente detectaveis nos sistemas eletronicos? Problemas juridicos tern surgido em varios paises em tomo dessa questao. burocnltica, 0 direito administrativo, a diplomatica c a Mqul vistica. Em beneficio, e claro, dos criadores e dos usua.rios doe documentos. Se so a definiyao de arquivo nao basta para identificar material arquivistico nos sistemas eletronicos, do que e que necessitamos ? Esta e a quase dramatica pergunta que se faz e nos faz Luciana Duranti. eriterios como lugar de custodia, natureza, autor, idade, usos, forma, nada disso nos ajudaria muito, porque nao se explicita a proveniencia. 0 que pode realmente vir em nosso auxilio e a evidencia da estrutura, ja que urn documento e evidencia escrita, redigida segundo f6rmulas determinadas estrutura que pode variar dependendo do periodo, pessoa e naturezajuridica dos fatos (so que, no caso, devidamente e indissoluvel e organicamente amarrados entre silo Claro que, sendo essa definiyaourn conceito diplomatico, nao contempla duas entidades arquivisticas: 1. os conjuntos em sua organicidade; 2. os documentos nao juridicos (Duranti, ca. 1994). Entretanto, 0 conhecimento da estrutura formal do documento e, conseql1entemente, sua tipologia, ja e urn elemento que vem em nosso auxilio, neste ainda obscuro terreno do tratamento arquivistico dos documentos em suporte informatico. A tecnologia nao causara danos a informayao arquivistica se os arquivistas tiverem plena consciencia e conhecimento te6rico e metodologico suficientes para saber servir-se das vantagens modemizadoras que lhes san oferecidas, podendo assim otimizar 0 seu trabalho. o profissional nao sera substituid0, de maneira alguma, no seu labor de identificar, organizar e tomar acessive1a informayao juridica e administrativa a quem dela necessita, seja para uso primario (juridico e administrativo), seja para uso secundario (cientificoe cultural). Essa e a tarefa essencial do arquivista, para a qual a era digital vem enormemente contribuir, em materia de economia de tempo, espavo e esfon;;os, tanto quanta de racionalizavao, eficacia e fluidez da informayao, desde que a Informatica nao afaste a recorrencia aos principios identificadores e tã altamente peculiares dos arquivos: procedencia, contexto de prodw;ao, organicidade e funcionalidade. Documentos eletronicos san estocados seql1encialmente e seu inter-relacionamento mantem-se por meio da informayao contextual, que esta por tras. Quem desenha 0 sistema cria formas documentais e suas rotas, identificando-as com as categorias, procedencia, estrutura etc. 0 importante e saber reconhecer realmente 0 core da informavaode carater permanente, isolando-o dos dados a serem eliminados. So que isso pode evidenciar-se na menvao, nos niveis de descriyao, da proveniencia, no primeiro caso, e no segundo, admitindo-se a estrutura, mesmo que nao se trate de documentos eivados deufe juridica". Vem dai a atual preocupayao com padronizavao de formularios, estruturas e discursos, quando burocraticos, nos documentos publicos. E desse fato depreende-se, uma vez mais, a evidencia do quanta caminham juntos a organizayao 36 Falta ainda lembrar que 0 arquivista, para realmente entrar na chamada pos-modernidade, deve atentar tambem para a sua dimensao homemjhumanitas. Sem isso nao podera ser urn profissional completo. Nao e possivel deixar de lado os aspectos eticos, humanitaristas, cosmopolitas e idealistas, sem os quais toda a ayao do homem fica privada de sentido mais profundo. Por tras de cada tarefa arquivistica e preciso buscar, encontrar e aplicar esse sentido humanista. Num mundo hoje marcado por tantas mudanyas, como afirma o Prof. Octavio Ianni, "alteram-se as condiyoes historicas e te6ricas sob as quais se desenvolvem os contrapontos, os nexos, as simultaneidades, as descontinuidades, os desencontros e as tensoes entre dado e significado, aparencia e essen37 cia, parte e todo, passado e presente, historia e memoria, lembrant,;ae esquecimento, tradivao e origem, territorio e fronteira, lugar e espa.;;o, singular e universal. Alteram-se mais ou menos drasticamente as condi.;;oes,as possibilidades e os significados do espavo e do tempo, ja que se multiplicam as espacialidades e as temporalidades". sociais" (Ianni, 1997).0 arquivo e, evidentemente, urn deles. E seus agentes os arquivistas devem estar preparados para esse papel. Vma arquivistica humanista representa que os valores da solidariedade, da etica, da dignidade e do respeito entre os seres humanos devem prevalecer na organizavao que se fat,;ados documentos, na transferencia da informat,;aoque possibilitamos e nos entendimentos interprofissionais e interinstitucionais (Bellotto, 1997). A maquina e a automat,;ao serao elementos facilitadores e nao complicadores. Voltemos ao humanismo, que se define como antropocentrismo, isto e, 0 hornem no centro de todas as coisas. Nao a maquina. Nesse quadro de urn rnundo novo tao expandido e tao interligado, sofrendo tantas mudan.;;as nas relat,;oesentre 0 Estado e a sociedade, na luta pelos rnercados de trabalho e pela expan88..0 dos setores produtivos, 0 cidadao tern urn papel importante. Dele depende 0 ajuste entre 0 governo e a sociedade nas suas varias atua.;;oes.0 arquivista nao pode relegar a segundo plano 0 seu lado cidadao, compreendendo a importancia do trabalho que desenvolve para 0 born desernpenho dos orgaos estatais e das entidades privadas. Vrna humanidade sem humanismo, por melhor e mais dinamico que seja 0 seu progresso, seja 0 individual ou 0 coletivo, nao tern sentido. Tudo 0 que essa hurnanidade possa construir, se apenas baseada em interesses individuais e abusivos em detrimento dos valores sociais e hurnaniffirios, nao sera consistente nem duradouro em termos de urn progresso espiritual do homern. Nao ha arquivistica inforrnatizada, sisternatizada, padronizada, altarnente competitiva com suas congeneres no mundo inteiro, que possa substituir a transparencia e os fundamentos eticos da informat,;ao, a avaliat,;aohonesta, objetiva e sem deformavoes, 0 respeito a verdade institucional e a privacidade das pessoas. Se esses dois fatores arquivos inforrnatizados, com disponibilidade rapida e integral de suas informavoes, e fidedignidade e respeito aos valores institucionais e humanos andam juntos, entao teremos chegado ao ponto ideal: a arquivistica eletronicajpos-rnoderna convivendo com aqueles valores eticos que desde os fJlosofosgregos do seculo Vantes de Cristo a humanidade vem perseguindo. Mais do que os interesses, 0 que deve guiar 0 ser humano na vida sao os valores: a dignidade, a etica, a solidariedade, a honestidade, 0 respeito e a boa-vontade. Sornos todos seres livres que podern dar direvao a suas vidas. A liberdade nao e urn dom, ela e conquistada e, portanto, envolve responsabilidade. E' preciso agir dentro dessa liberdade, mas com consciencia da diversidade e da liberdade do outro, respeitando-a. Na area de atua.;;aoprofissional e preciso entender que 0 inte1ecto(0 espirito) nao pode se deixar sobrepor pela onipresen.;;a do artefato. Averdadeira modernidade nao esta na maquina, e sim nas ideias. A rnaquina deve estar a servi.;;odo homem para the facilitar a vida. Assim se deve passar na arquivistica. Aparafernalia eletronica deve estar a servit,;odo funcionamento das organiza<;;oese das entidades governamentais. Estas, por sua vez, devern estar a servi.;;odo bern-estar cornurn, da rnelhoria da qualidade de vida dos cidadaos. Certos setores da sociedade podern atuar mais do que outros no sentido da "redu.;;aodas injusti.;;as e das desigualdades sociais e pela humanizat,;ao das re1ac,;6es 38 BELLOITO, He10isa Liberalli. 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Licenciada e doutora em Historia (Universidade de Sao Paulo), bacharel em Biblioteconomia (FundaC;ao Escola de Sociologia e Politica, Sao Paulo) e especialista em Arquivistica (Escuela de Documentalistas, Espanha), Heloisa Liberalli Bellotto e professora do Curso de Pos-GraduaC;ao em Historia Social da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciencias Humanas da USP, do Curso de EspecializaC;ao em OrganizaC;ao de Arquivos do Instituto de Estudos Brasileiros e da Escola de Comunicac;oes e Artes da USP e da Maestria de Gesti6n Documental y Administracion de Archivos da Universidad Internacional de Andalucia, Espanha. Foi professora de Historia na Universidade Estadual de Sao Paulo (campus de Assis) e dos cursos de Arquivologia da Universidade de Brasilia e da Universidade do Rio de Janeiro. E consultora do Projeto Resgate de Documentac;ao Historica do Ministerio da Cultura do Brasil junto aos arquivos portugueses e dos Sistemas de Arquivo da USP (SAUSP) e do Estado de Sao Paulo (SAESP). Autora de Arquivos permanentes: tmtamento documental e de inumeros outros trabalhos nas areas de Historia do Brasil e Arquivistica.